Arztpraxen und Kliniken stehen täglich vor enormen Herausforderungen im Kunden- und Patientenservice: Hunderte Anfragen zu Terminen, Rezeptbestellungen, Untersuchungsergebnissen und allgemeinen medizinischen Anliegen treffen auf ohnehin stark ausgelastetes Personal. Gleichzeitig erwarten Patienten eine schnelle, effiziente und freundliche Betreuung – oft rund um die Uhr. Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen verschärft das Problem zusätzlich. Die Lösung? Ein KI-Agent wie KIMI, der nicht nur Standardanfragen automatisiert bearbeitet, sondern eigenständig Telefongespräche führt, Termine organisiert, Patientenanfragen beantwortet und sogar komplexe Probleme eigenständig löst.
In diesem Blog erfahren Sie, wie Arztpraxen und Kliniken durch den Einsatz von KIMI ihre Effizienz steigern, ihre Kosten senken und die Patientenzufriedenheit erhöhen können.
Die Herausforderungen im Kundenservice im Gesundheitswesen
Hoher Andrang und lange Wartezeiten
Patienten wünschen eine schnelle Terminvereinbarung, eine prompte Rezeptausstellung und rasche Antworten auf medizinische Fragen. Aufgrund hoher Auslastung der Mitarbeiter entstehen oft lange Wartezeiten, sowohl telefonisch als auch vor Ort.
Fachkräftemangel & hohe Personalkosten
Fachpersonal ist knapp und teuer. Gerade im Gesundheitsbereich ist es schwierig, ausreichend qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen, die gleichzeitig administrative und medizinische Aufgaben bewältigen können.
Unzufriedenheit bei Patienten durch schlechte Erreichbarkeit
Patienten erwarten schnelle Reaktionen und klare Antworten. Schlechte Erreichbarkeit kann zu Frustration führen, Patienten verlieren Vertrauen oder wechseln sogar die Praxis.
KIMI: Die intelligente, KI-gestützte Lösung für Arztpraxen und Kliniken
Im Gegensatz zu einfachen Chatbots übernimmt KIMI umfassende und anspruchsvolle Aufgaben:
- ✔ Führt eigenständig Telefongespräche mit Patienten: Vereinbart und verschiebt Termine, nimmt Rezeptwünsche entgegen und beantwortet Anfragen zu Untersuchungen oder Öffnungszeiten.
- ✔ Multikanal-Kommunikation: KIMI bearbeitet E-Mail- und Chat-Anfragen selbstständig und stellt Patienten jederzeit Antworten bereit.
- ✔ Automatisierte Rezeptbestellungen: KIMI nimmt Rezeptbestellungen entgegen und übermittelt diese direkt an das Praxissystem.
- ✔ Bearbeitet komplexe Anfragen: KIMI informiert Patienten eigenständig über Untersuchungsergebnisse, bereitet Unterlagen für Ärzte vor und beantwortet allgemeine medizinische Fragen, soweit möglich.
- ✔ Nahtlose Eskalation an Mitarbeiter: Wenn komplexere Fälle auftreten, leitet KIMI diese samt aller relevanten Informationen gezielt an das medizinische Fachpersonal weiter.
Wie eine große Arztpraxis oder Klinik durch KIMI ihre Effizienz drastisch steigern kann
Stellen Sie sich eine große Gemeinschaftspraxis vor, die täglich hunderte Anrufe erhält. Patienten klagen über lange Wartezeiten, und die Mitarbeiter sind durch Terminplanung und administrative Aufgaben ausgelaugt.
Lösung durch KIMI:
- Einführung von KIMI als erste telefonische Kontaktstelle: KIMI nimmt Terminwünsche entgegen und plant diese direkt im Kalendersystem der Praxis ein.
- KIMI bearbeitet eigenständig Rezeptbestellungen, die per E-Mail oder Chat eintreffen.
- Patienten erhalten automatisch Erinnerungstermine per SMS oder E-Mail.
- KIMI informiert Patienten proaktiv, z. B. über Impftermine oder anstehende Vorsorgeuntersuchungen.
Mögliche Ergebnisse:
- ✅ Reduktion des Telefonaufkommens um 50–60 %.
- ✅ Wartezeiten für Patienten sinken drastisch von durchschnittlich 15 auf unter 2 Minuten.
- ✅ Medizinisches Fachpersonal spart täglich mehrere Stunden administrative Arbeit.
- ✅ Patientenzufriedenheit steigt merklich aufgrund schneller und zuverlässiger Kommunikation.
- ✅ Erhebliche Einsparungen bei Personalkosten und Verwaltungsaufwand.
Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Einführung von KIMI
Analyse der vorhandenen Patientenanfragen
Zunächst wird analysiert, welche Fragen und Prozesse wiederkehrend auftreten:
- „Kann ich heute noch einen Termin bekommen?“
- „Ist mein Rezept fertig?“
- „Wann bekomme ich meine Untersuchungsergebnisse?“
- „Wie läuft die Untersuchung ab?“
KIMI wird auf diese Standardfragen trainiert, sodass Patienten sofort und zuverlässig eine Antwort erhalten.
Integration in bestehende Praxis-Systeme
KIMI wird nahtlos in bestehende Terminverwaltungs-, Patientenmanagement- und Abrechnungssysteme integriert, sodass er Anfragen nicht nur beantwortet, sondern direkt bearbeitet.
KI-Training & Optimierung
In der Anfangsphase wird KIMI auf spezifische Anforderungen der Praxis oder Klinik trainiert. Regelmäßige Updates gewährleisten, dass KIMI ständig dazulernt und sich optimal an neue Anforderungen anpasst.
Konkrete Vorteile für Arztpraxen & Kliniken durch KIMI
- ✔ 24/7-Erreichbarkeit: Patienten können jederzeit Termine buchen oder Fragen stellen.
- ✔ Entlastung der Mitarbeiter: Mitarbeitende konzentrieren sich wieder auf medizinische Tätigkeiten und anspruchsvolle Anliegen.
- ✔ Kostenreduzierung: Weniger Personalbedarf bei besserem Service.
- ✔ Schnellere Terminvergabe: Automatische Terminorganisation reduziert Wartezeiten und verbessert die Patientenzufriedenheit.
- ✔ Automatisierte Prozesse: Rezepte, Terminerinnerungen und Patienteninformationen werden von KIMI zuverlässig bearbeitet.
- ✔ Patientenzufriedenheit steigt: Schnelle Antworten, weniger Wartezeiten und proaktive Betreuung schaffen Vertrauen und Zufriedenheit.
Fazit: Warum Arztpraxen und Kliniken jetzt auf KI setzen sollten
KIMI revolutioniert den Patientenservice und die administrative Abwicklung in Arztpraxen und Kliniken nachhaltig. Durch eigenständige Telefongespräche, automatisierte Terminplanung und selbständige Bearbeitung komplexer Anliegen entlastet KIMI das medizinische Personal deutlich, verbessert den Service und senkt gleichzeitig Kosten.
